Checklist: O Que é, Para que Serve e Como Fazer?

O checklist é um recurso de verificação e acompanhamento de tarefas de um projeto, do dia a dia, etc. Nesse sentido, através dele é possível aumentar a produtividade e a organização diária.

Se você é do tipo “procrastinadora” ou “esquecida”, o checklist é uma excelente maneira de evitar erros. Isso porque, ele pode te ajudar na verificação das tarefas diárias. Ou seja, a cada término de uma tarefa, você marca como “concluído” e assim, pode seguir uma a uma, sem deixar passar algo importante.

Muitas agências e empresas, de modo geral, seguem um checklist para garantir que tudo seja feito com eficiência e no prazo certo. Mas, com o advento do trabalho Home Office, está cada vez mais comum, encontrar profissionais que trabalham em casa, fazendo checklists para conseguir lidar com a rotina do dia a dia.

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O que é um Checklist?

Em tradução literal, checklist significa “lista de verificação”. Portanto, checklist é uma espécie de ferramenta para se ter controle de algo – baseada em uma lista com diversos nomes, tarefas e atividades que devem ser realizadas de forma sistemática.

Nesse hiato, a cada tarefa realizada você risca do seu checklist, ficando cada vez mais perto de findar suas obrigações.

Para que Serve o checklist?

E se você não sabe ao certo para que serve o checklist, selecionei algumas razões importantes para começar a preparar o seu:

Conseguir manter a organização diária

Sem dúvidas, o maior propósito do checklist é garantir que tudo que precisa ser feito, de fato, seja realizado. Mas, garantir a organização do dia a dia é essencial para que as coisas ocorram de maneira fluída. Portanto, podemos dizer que o checklist cumpre bem esse papel.

Promover a automatização das tarefas

Outra grande vantagem do checklist é que ele facilita a automatização de tarefas. Por isso, se você precisa tornar os processos mais ágeis e eficientes, comece a usá-lo em sua estratégia de trabalho.

Minimiza as falhas da rotina

Por fim, ainda existe uma outra grande vantagem de usar um checklist, que é o fato dele reduzir as falhas cometidas ao longo do dia.

Se você deseja aumentar a produtividade e minimizar os erros cometidos ao longo das tarefas, criar uma lista é essencial para melhorar esse quesito.

Quais são os Tipos de Checklist que existem?

Antes de tudo, você precisa saber que não existe apenas um formato de checklist. Na verdade, é necessário escolher aquele que mais se encaixa com sua necessidade. Dito isso, dê só uma olhada nas principais opções:

Checklist de verificação de etapas

Este é o tipo mais comum. Como o próprio nome já diz, ele deverá indicar quais são as etapas necessárias para quem uma tarefa seja concluída.

Geralmente, usa-se esse modelo de checklist onde o tempo é curto ou o prazo está apertado.

Solução de problemas

No caso dessa opção, cria-se uma lista de soluções para determinados problemas. Em suma, você deverá identificar os erros para corrigi-los.

Em outras palavras, esse checklist recebe instruções de como os processos deverão serem feitos, a fim de garantir que tudo ocorra com perfeição.

Checklist de coordenação

Temos ainda essa opção, que é usada quando o processo envolve mais de uma pessoa. Portanto, se existem ações terceirizadas, esse modelo de lista conseguirá priorizar um conjunto de tarefas. Sempre que alguém concluir uma delas, deverá marcar como concluída e assim por diante. Como resultado, todos ganham tempo e aumentam sua produtividade coletiva.

Afazeres (to do)

Por último, temos o checklist de afazeres que precisam ser cumpridos.

De modo geral, cada uma das áreas a serem realizadas, precisam de um checklist desse. Dessa forma, todos os projetos serão concluídos sem deixar lacunas.

Como fazer um Checklist Corretamente?

Agora que você já conhece os principais tipos de checklist que existem, vamos ao passo a passo de como criar um checklist corretamente. Lembrando que se trata de um documento, portanto, faça-o com riqueza de detalhes!

Defina se será físico ou digital

Em primeiro lugar, defina se seu checklist será criado em formato digital ou físico. Se for físico, destine um caderno ou um bloco de notas apenas para ele. Se for digital, use um software de fácil manuseio e, se possível, que tenha um aplicativo para celular.

Anote tudo o que será verificado

Liste em detalhes, todas as tarefas que deverão ser realizadas e coloque no checklist tudo o que precisa ser verificado para garantir que as tarefas sejam concluídas.

Se não for possível realizar mais de uma tarefa por dia, anote em sua lista, quais etapas precisam ser verificadas e siga-as em ordem cronológica. Isso aumentará a organização.

Determine a frequência de utilização do checklist

Pense no momento certo em que cada item da lista deverá ser aplicado.

Por exemplo: Se você tem que produzir um conteúdo nas duas primeiras horas do dia, determine um horário para marcá-lo como concluído na lista. Assim, você poderá dar sequência nos demais itens de maneira cronológica e sem erros.

Teste formatos

Você já sabe existem diversos tipos de formatos de checklist, pensando nisso, faça testes para saber qual deles combina mais com você. Ou seja, funciona melhor para a realização dos seus projetos.

Se você trabalha em equipe, é importante ainda, informar quem deverá usar essa ferramenta. Dessa forma, todos saberão quais serão suas responsabilidades no preenchimento correto da lista.

Viu só como é possível manter a organização usando o checklist, mesmo trabalhado em home office?

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